Organiser un évènement responsable

1. Choisir un lieu engagé en faveur du développement durable

La première chose à faire est d’interroger les lieux que vous sollicitez pour connaître leurs engagements.
Vous pouvez vous appuyer sur des normes et labels tels que la norme ISO 20 121 (norme internationale de management responsable des évènements qui garantit que le développement durable est intégré à chaque étape de l’évènement).

Plusieurs critères peuvent vous aider à choisir un lieu adapté à vos valeurs environnementales et sociales :

• Accessibilité par les transports en commun ou à pied
• Accessibilité aux personnes en situation de handicap
• Maitrise des consommations d’énergie et d’eau (lumière naturelle, énergies renouvelables, détecteurs de présence…)
• Politique d’achats responsables
• Politique de tri des déchets

2. Opter pour une restauration locale, de saison ou bio

La restauration est un des moments forts de votre évènement mais également une belle occasion d’opter pour une démarche plus responsable :

• Privilégiez des produits locaux, frais et de saison pour les repas et collations.
• Interrogez le traiteur sur sa capacité à proposer des produits issus de l’agriculture biologique, en circuit court ou du commerce équitable mais aussi à limiter les déchets d’emballages alimentaires et la vaisselle jetable.
• Demandez une alternative végétarienne à vos menus, et pourquoi pas un menu 100% végétarien !
• Luttez contre le gaspillage alimentaire en ajustant votre commande au plus juste et le cas échéant en faisant don des denrées non consommées.

3. Optimiser les déplacements de vos participants

En moyenne, 80 % du bilan carbone d’un évènement est lié aux déplacements des biens et des participants. Pour limiter l’empreinte carbone de votre évènement :

• Choisissez une destination facilement accessible en train et sur laquelle les déplacements pourront aisément se faire à pied ou en transport en commun.
• Organisez du covoiturage pour rejoindre le lieu de l’évènement ou incitez à prendre le train.
• Réfléchissez à la proximité des hébergements, des lieux de visite, de la gare… Le Convention Bureau peut d’ailleurs vous proposer un service de réservations d’hébergement avec une sélection d’hôtels à proximité de votre évènement
• Privilégiez les mobilités douces (transports en commun, à pied, en vélo…)
• Le centre-ville de Nancy est situé à proximité de la gare et tout peut se faire facilement à pied. Les lieux et espaces de rencontre d’affaires sont accessibles en transports en commun. Bon plan, le réseau de transport en commun est gratuit le week-end pour toute la Métropole du Grand Nancy.
• Pensez à préciser ces informations (ligne de bus, arrêt, proximité avec la gare) sur vos supports de communication (site internet, invitation…)
• Calculez vos émissions carbone des déplacements en fonction du mode de transport utilisé

4. Offrir à ses participants le meilleur du territoire !

Pendant votre congrès ou séminaire, offrez un moment de détente à vos participants. Visites à pied avec des guides conférenciers locaux et passionnés, balade urbaine axée sur la nature et la biodiversité, activités ludiques autour des enjeux environnementaux, dégustations locales, découverte de savoir-faire… le choix est vaste !

Pour remercier les participants, les intervenants ou encore les bénévoles de votre évènement, exit les goodies fabriqués à l’autre bout du monde ! Pensez local et durable ! Gourmandises, artisanat, cosmétique… il y en a pour tous les goûts et tous les prix ! Fabriqués localement avec passion et savoir-faire, ces souvenirs incarnent aussi vos valeurs.

Le Convention Bureau peut vous proposer un large panel de cadeaux et d’activités en lien avec l’office de tourisme métropolitain et ses partenaires. Contactez-les pour obtenir des propositions personnalisées.

5. Communiquer éco-responsable

Optez pour des outils de communication moins impactant pour l’environnement :

• Pour les impressions en adaptant le choix des formats, des papiers et des techniques d’impression, et en rationnalisant les quantités à imprimer. Pour le numérique, gardez à l’esprit que dématérialiser votre communication n’est pas synonyme de zéro impact et qu’il faut aussi réfléchir à ses implications.
• Pour les badges, vous pouvez vous démarquer avec des badges imprimés sur du papier ensemencé. Ces badges ne se jettent pas, ils se plantent !
  Si vous choisissez des badges classiques, récupérez les cordons et les supports à la fin de l’évènement pour les réutiliser.
• Pour la conception de vos stands, décors, installations scéniques, choisissez des prestataires locaux et engagés dans une démarche durable pour limiter les impacts environnementaux lors de leur fabrication mais aussi pour réfléchir à leur donner une seconde vie (matériel réutilisable pour d’autres occasions, recyclage, transformation en nouveaux objets de communication, don à des associations ou recycleries…)
• Pour la signalétique, choisissez des supports fabriqués à partir de matériaux recyclés et durables. Optez pour une signalétique sans date que vous pourrez réutiliser d’une édition à une autre.
• Informez vos participants des actions engagées et des dispositifs mis en place pendant l’évènement pour créer une dynamique vertueuse

6. Optimiser les déchets et leur valorisation

La question des déchets doit se poser en amont de votre évènement :

• Demandez-vous quels déchets seront générés pendant l’évènement mais également pendant le montage et le démontage. Interrogez vos exposants, notamment les exposants qui proposent de la restauration
• Interrogez le lieu d’accueil pour connaître le dispositif de tri et de traitement des déchets
• Limitez au maximum, voire supprimer l’usage de la moquette.
• Contactez en amont les associations et recycleries qui pourraient récupérer certains matériels pour leur donner une seconde vie.
• Informez les équipes, les prestataires, les exposants et les participants que vous portez une attention particulière au tri des déchets.
• Si possible, évaluez la quantité de déchets produite pour comparer d’une édition à une autre.

7. Calculer l’impact environnemental de son évènement

Vous pouvez utiliser gratuitement le Calculateur de Performance CLEO pour calculer, consolider et communiquer de manière fiable les impacts et retombées de votre événement.

Il s’agit d’un outil fiable et reconnu, développé par UNIMEV (Union Française des Métiers de l’Evénement), pour vous permettre d’analyser votre événement sur la base d’indicateurs pertinents : performance de la rencontre, retombées événementielles et touristiques, bilan environnemental.

Pour en savoir plus : https://www.lecalculateur.fr/

Contact CLEO chez DESTINATION NANCY : Gwendoline DESSAUVAGES gds@destination-nancy.com